Aanbieders en verwijzers van jeugdzorg met elkaar verbinden - RIGG

Bij aanvang van het project werkte RIGG met een publieke Sharepoint omgeving waarin door middel van een mappenstructuur allerlei informatie werd aangeboden. Het probleem: de structuur was niet gebruiksvriendelijk, documenten waren vaak verouderd of niet eenvoudig te vinden. Bovendien was het door jaren van gebruik en gebrek aan duidelijk contentbeleid een grote vergaarbak aan informatie en documenten geworden. Tijd voor verbetering.

Onderwerpgerichte indeling

De RIGG bediend naast de gemeentes waarvoor zij werkt aanbieders en verwijzers van jeugdzorg. Door een duidelijke indeling op de site is helder gemaakt welke content bij welke doelgroep hoort. Daarnaast is er gewerkt aan een structuur op basis van onderwerp. Dit lijkt een open deur, maar voor een organisatie die gewend is vooral vanuit protocollen en processen te werken is dit een belangrijke stap richting het organiseren van de content op een meer doelgroepgerichte manier. Per onderwerp is een contactpersoon te koppelen, dit is bedoeld om vragen gerichter te trechteren naar de juiste persoon. Deze contactpersoon fungeert ook als contentbeheerder en is verantwoordelijk voor het up to date houden van de informatie betreffende dat onderwerp.

Flexibele contentpagina’s

Per onderwerp hebben we de mogelijkheid gegeven om flexibele contentpagina’s samen te stellen, dit omdat per onderwerp het type informatie nogal verschilt. Ieder onderwerp kan een mix bevatten van:

Veelgestelde vragen
Lopende tekst
Gekoppelde documenten
Afbeeldingen en video’s
Gerelateerde informatie
Formulieren
Actie items

Contentpagina

De flexibele contentpagina die ik ontwierp is volledig naar behoefte samen te stellen uit een aantal vaste elementen die naar wens aangepast kunnen worden. Afhankelijk van de context kunnen blokken toegevoegd worden die relevant zijn, in het ontwerp is rekening gehouden met het feit dat blokken onafhankelijk van de inrichting op de juiste manier getoond dienen te worden.

Versiebeheer

In de jeugdzorg worden veel van de protocollen, contracten en richtlijnen periodiek aangepast. In de oude situatie werden deze nieuwe documenten voorzien van een datum en op dezelfde plek geplaatst als verouderde versies. Hierdoor ontstond er een wildgroei aan documenten. Geen optimale situatie dus. Tegelijkertijd is er de verplichting voor RIGG om ook oudere informatie beschikbaar te houden op de site. Om deze reden hebben we versiebeheer op documenten geimplementeerd. Bij alle documenten die gekoppeld zijn aan een onderwerp is het mogelijk om, wanneer er een nieuwe versie van is, deze te uploaden. Vanuit de onderwerp pagina wordt altijd de laatste versie van het document getoond, maar is het ook mogelijk om de vorige versies van dit zelfde document op te roepen. Op deze manier is de geschiedenis van een document eenvoudig te herleiden en is er bovendien minder wildgroei aan bestanden.

Versiebeheer

Doorklikken op een document opent de versiegeschiedenis popup. Via deze interface kunnen voorgaande versies van het document bekeken worden en kan de bewerkingsgeschiedenis van het document ingezien worden.

Dienstencatalogus

De tweede fase van het project was het online beschikbaar maken van een catalogus van diensten en aanbieders voor verwijzers. Deze informatie werd voorheen bijgehouden in een Excel sheet. Om deze informatie online toegankelijk te maken hebben we een uitbreiding ontworpen van de bestaande site. Via de verwijzers pagina kunnen verwijzers zoeken in de database van aanbieders door middel van trefwoorden, ook is er een gecategoriseerd overzicht van de verschillende type aanbieders. Binnen deze overzichten worden de diensten getoond. Wanneer de juiste dienst gevonden is kan een verwijzer zien welke aanbieders deze dienst aanbieden, tegen welke prijs. In het overzicht worden de aanbieders ook weergegeven op een kaart zodat gekeken kan worden welke aanbieder het meest passend is voor de cliënt. Op dit moment wordt nog gewerkt met het aanmelden van cliënten via een aanmeldingsdocument. Deze stap wordt wellicht in de toekomst ook mogelijk gemaakt via de website.

Dienstencatalogus

Via de dienstencatalogus die ik ontwierp kunnen verwijzers snel zien welke aanbieders bepaalde behandelingen aanbieden, wat de wachttijd is en wat de kosten voor de desbetreffende behandeling zijn.

Resultaten

De nieuwe website zorgt ervoor dat de informatie voor de verschillende doelgroepen op een overzichtelijke manier beschikbaar gesteld wordt. Ook is het een katalysator om processen en informatie op een meer doelgroepgerichte manier te organiseren binnen de RIGG. De switch om vanuit de eigen organisatie te denken naar meer klantfocus is een uitdagende maar levert veel inzichten op, en zorgt ervoor dat bezoekers sneller kunnen vinden wat zij nodig hebben.